国際化が進む近年では、ビジネス共通言語は英語という認識が強くなってきています。
海外の人とやり取りする機会が増えたという方も多いのではないでしょうか。
その中でコミュニケーションツールの一つであるメールは、ビジネスにおいて基本中の基本です。
今回はビジネスメールに焦点を当て、初心者でも使える実用的な英語の用語をご紹介します。
最初はこの記事をブックマークしてコピーペーストで使ってみましょう。
徐々に暗記したりタイピングする練習するようにするとどんどん頭の中に単語が入ってくきていつでも自分で使えるようになるはずです。
普段私が使っている実践的な用語になりますので、この記事を読んだ方はすぐに使ってみましょう。
- 現在、外資系企業で働いている26歳です。 今まで、英語圏4カ国での留学経験があります。
- 3カ国(オーストラリア、ニュージーランド、カナダ)は短期留学で、1カ国(アメリカ)は大学交換留学で1年留学です。
- 普段はビジネス英語をメインで使用しており、 メールやビデオ会議で毎日英語を使っています。
- 英語のレベル TOEIC：940、TOELF(iBT)：110、IELTS：6.5
■最初に知っておくべきこと
ビジネス英語を使用する際は、丁寧な英語にする必要があります。日本語に置き換えて考えるとより分かると思いますが、社内と社外(顧客)では丁寧さが違うと思います。
英語には敬語がないと思いがちですが、ビジネスや目上の人に使用する言い方があります。
たとえば、「can」ではなく「could」を使用する、「will」ではなく「would」を使用するだけで丁寧になります。追加で必ず覚えておいて欲しいことは、省略形を使用しないことです。たとえば、「I’m taking care of inquiry from Asia.」はNGです。「I am taking care of inquiry from Asia.」としましょう。「can’t」ではなく「cannot」を、「don’t」ではなく「do not」を使用することは頭に入れておきましょう。
コピペで使える実用的なビジネスメールフレーズ100選
件名
件名を見ただけでメール文の内容が分かるように、簡潔に分かりやすい件名を心がけましょう。長かったり文章を書いたりすると、ジャンクメール(迷惑メール)だと勘違いして読んでもらえないケースもあるので、注意しましょう
- Request for Quotation
見積依頼 - Notification of Meeting on January 20
1月20日の会議のお知らせ - Requirements for Confirmation of Order#1234
注文#1234ご確認のお願い - Inquiry about 〇〇〇
〇〇〇に関するお問い合わせ - 【IMPORTANT】Application Deadline for ABC Seminar
【重要】ABCセミナーの申し込み期限 - 【URGENT】Appointment Time Change
【至急】予約時間変更
宛先
宛先の英語は、相手との関係性によって変わってきます。使用する際は、場面に応じて使い分けができるようにしましょう。
- 男女不明で宛名も不明な相手
Dear Sir/Madam,
To whom it may concern, - 名前は分かるが男女不明な相手
Dear Mr./Ms. Chris, - 男女が分かるが親しいとは言い難い相手
Dear Mr.~,
Dear Ms.~, - 親しい相手
Hello Alex,
Good morning Alex,
Alex, - 宛先全員
Dear All, - メールに3社以上の人が入っている場合
ABC company
Mr. Josh,
初めてコンタクトする際や紹介してもらった相手などへの自己紹介
英語のビジネスメールの場合、何度もやり取りしている相手に対して名乗る事はあまりしません。しかし、初めてメールを送る相手や、誰かから紹介してもらい連絡をする相手には、しっかりと自己紹介をする必要があります。ビジネスマナーの基本となりますので、しっかりマスターしましょう。
※ここでの名前は鈴木太郎(Taro Suzuki)、会社はABC Corporationとします。
- I am Taro Suzuki in the Sales Department in ABC Corporation.
私はABC Corporationの営業部に所属する鈴木太郎と申します。 - I am Taro Suzuki of ABC Corporation.
I am taking care of sales in Asia and Oceania.
私はABC Corporationの鈴木太郎と申します。
アジアとオセアニアのセールス(営業)を担当しています。 - I am Taro Suzuki of ABC Corporation.
Following the organization change in my company, as of today, I will take over this project from Ms. Tanaka.
私はABC Corporationの鈴木太郎と申します。
社内の組織変更に伴い、本日より本案件は田中から引き継ぎをさせて頂きます。 - I am Taro Suzuki of ABC Corporation.
I am writing this email since Mr. Okada of 123 Inc referred me to you.
私はABC Corporationの鈴木太郎と申します。
123 Incの岡田様の紹介でメールを差し上げました。 - I am Taro Suzuki, we met at exhibition and exchanged business cards yesterday.
昨日の展示会でお会いし名刺交換をさせていただいた、ABC Corporationの鈴木太郎と申します。
メールの相手に紹介する場合
メールの相手に紹介する場合
紹介すると聞くと「introduce」を思いがちですが、他にも言い方があるので今回は違うフレーズも併せてご紹介します。
- I would like to introduce my Sales manager, Akira Takahashi of ABC Corporation.
ABC Corporationの営業部長である高橋晃をご紹介します。 - I have forwarded Josh, my coworker in USA.
Please communicate with him for further details.
アメリカの同僚であるJoshをご紹介します。
詳細につきましては、彼とご連絡をお願いいたします。 - I have copied Josh, my colleague in USA.
Our USA office supports your inquiry.
アメリカの同僚であるJoshをご紹介します。
アメリカオフィスがあなたの問い合わせをご対応いたします。
メールを書いている目的を説明する場合
メールを書いている目的を説明する場合
急にメール文を始める前に、なぜ今メールを送っているかという趣旨を述べる必要があります。
- I am writing to ask you to send us the shipping documents of shipment yesterday.
昨日の出荷の出荷書類をお送り頂きたくご連絡させていただきます。 - I am writing you to inform that I received your package last Friday.
先週の金曜日に荷物を受け取ったことをお知らせする為にご連絡させて頂きます。 - I am contacting you to obtain more details about your products.
貴社の製品の詳細をお聞きしたくご連絡させていただきます。 - I am writing to confirm our conference at 10a.m. on June 23th.
6月23日午前10時の会議の確認をさせて頂きたくご連絡させていただきます。
文章・内容の初めに使うフレーズ
文章・内容の初めに使うフレーズ
前項は、メール全体の趣旨を説明するフレーズでしたが、こちらは文章の内容や趣旨を説明するフレーズになります。1つのメールの中に、2つ以上の内容を書く事も多くあり、1つの内容を書き始める前に下記のフレーズを使うといいでしょう。
- Regarding~
- With regard to~
- For~
- Concerning~
- As for~
- About~
～について、～に関して、～の件について
※～には名詞が入ります。
Regarding your invoice#1234, I would like to ask you to double check the payment term.
請求書＃1234について、支払い条件について再度ご確認頂きたいです。 - As we discussed earlier on the phone,
先程のお電話で話した通り、
書き出し(Thank youから始まるフレーズ)
書き出し(Thank youから始まるフレーズ)
日本語のメールでいう「いつもお世話になっております。」のような文言は、英語メールにはありません。自分からメールをする場面や、返信の場面、御礼を言う場面や謝罪の場面など、シチュエーションは様々です。状況に応じて使うようにしましょう。
- Thank you for all your support.
サポートありがとうございます。 - Thank you for your time today.
本日はお時間頂きありがとうございます。 - Thank you for your information.
情報をありがとうございます。 - Thank you for your (prompt) reply.
(迅速な)返信ありがとうございます。 - Thank you for your understanding.
ご理解いただきありがとうございます。 - Thank you for your cooperation.
ご協力いただきありがとうございます。 - Thank you for your confirmation.
ご確認頂きありがとうございます。 - Thank you for your message.
Thank you for your email.
メッセージありがとうございます。
メールありがとうございます。 - Thank you for your inputs.
ご意見ありがとうございます。 - Thank you for your patience.
I am sorry for my delay.
遅くなり申し訳ありません。
書き出し/文末(I am/We are sorryから始まるフレーズ)
書き出し/文末(I am/We are sorryから始まるフレーズ)
次は先程の感謝の言葉とは反対にお詫びの言葉から始まるフレーズです。いくら感謝の言葉を優先するとは言え、謝罪しなければいけない場面もあります。こちらは書き出し、文末両方によく使います。
- I am sorry for the late reply/feedback.
返信/フィードバックが遅くなり申し訳ありません。 - We are sorry for the inconvenience.
ご迷惑をお掛けし申し訳ありません。 - I am sorry for my mistake.
間違いをしてしまい申し訳ありません。 - I am sorry for my silence.
ご連絡せず申し訳ありません。 - We are very sorry for our carelessness.
私どもの不注意にお詫び申し上げます。 - I am terribly sorry for that we could not meet your required date.
納期に間に合わず申し訳ありません。
添付にてファイルを送る場合
添付にてファイルを送る場合
添付で何かを送る際は必ずと言っていいほど、これから紹介するフレーズを使います。
- Please kindly find the attached agenda for meeting tomorrow.
明日の会議のアジェンダをお送りしますので、ご確認ください。 - Attached please kindly find the revised PO.
添付の修正PO(注文書)をご確認ください。 - I have attached meeting minutes of sales meeting today
本日の営業会議の議事録をお送りいたします。
相手に確認したい場合
相手に確認したい場合
ビジネスの場では、現状や納期など状況を確認し、回答が欲しい場面がよくあります。実践的なフレーズをご紹介します。
- May I know the current status of ABC project?
ABCプロジェクトの現状はいかがでしょうか？ - Could you please check the document which I forwarded to you last week?
先週お送りした書類をご確認いただけますか？ - Could you confirm that you have already received my email yesterday?
昨日私が送ったメールを受信したか確認していただけますか？ - Is my understanding correct?
私の理解は正しいでしょうか？ - Please check if you can support this order.
この注文をご対応できるか確認してください。 - I would like to make sure if you have some units for replacement.
代替品用の製品をお持ちかどうか確認させて頂きたいです。
確認する/したことを連絡する場面
確認する/したことを連絡する場面
- Please let me check internally first.
まずは社内で確認させてください。 - I will check with my manager about this matter.
この問題について上司と確認させて頂きます。 - I have checked the attached documents.
添付の書類を確認しました。 - Confirmed with thank you.
確認しました。ありがとうございます。
承知しました。/了解しました。と言う場面
承知しました。/了解しました。と言う場面
非常によく使いますので、下記４つだけ丸暗記すれば問題ありません。
- Noted.
- Well noted.
- Noted with thank you.
- Well noted with thank you.
クレームを言う場合
クレームを言う場合
言いたくありませんが、やはりどうしても連絡しなければならないクレームや不満があると思います。ビジネスマナーに基づき丁寧な言い方をすれば、相手を嫌な気持ちにさせず連絡することができます。
- I am writing today to complain about the poor service I received from your company yesterday.
昨日貴社のサービスが良くないと感じましたので、本日メールを差し上げます。 - I am complaining because the machine which I purchased on line last week was already broken.
先週オンラインで購入した機械が壊れていたのでクレームのメールをお送りしています。
クレームの対応を依頼する場合
クレームの対応を依頼する場合
次はクレームを報告し、その後修理や交換など依頼する場面のフレーズです。こちらも同様に丁寧な言い方をすれば快く対応してもらえるのでしっかりと使いこなせるようにしましょう。
- Could you send me the replacement?
代替品をお送り頂けますか？ - Please repair the defective product.
不良品の修理をお願いいたします。 - I would like to ask you to refund the payment.
支払いを返信して頂きたいです。 - I would be appreciated if you support my complaint.
私のクレームに対してご対応頂けると幸いです。 - Could you please advise me how to deal with this issue?
この問題についてどのように対処すればいいかご指示頂けますか？ - Your prompt reply would be highly appreciated.
迅速なご返信お待ちしております。
連絡しますと言う場面
連絡しますと言う場面
一次回答として依頼されたことを確認し、また連絡しますと言いたい場面は多くあります。その際に使えるフレーズです。
- I will get back to you soon after I obtain answers from supplier.
サプライヤーから回答を入手次第すぐにご連絡させて頂きます。 - I will give you my feedback once available.
(返信できるようになったら)フィードバックします。 - I will keep you posted.
随時連絡いたします。 - I will shoot you an email after I go back to my office.
事務所に戻った後メールにてご連絡させて頂きます。 - I will call you later.
後ほどお電話させて頂きます。
打ち合わせのセッティングや訪問をしたい場面
打ち合わせのセッティングや訪問をしたい場面
最近ではリモートで会議する機会も増えました。いざ自分主催の会議がある場合に正しい英語で案内することはできますか？また、訪問したい時のアポイントは取れますか？非常に実用的なフレーズになりますので、しっかり覚えましょう。
- I would like to have a meeting next week to understand this issue more deeply.
I am available any day and time Tuesday through Friday.
Please confirm a meeting day and time at your earliest convenience.
来週この問題についてさらに深く理解する為に打ち合わせを行いたいと思います。
私は火曜日から金曜日であればどの時間でもご対応可能です。
ご都合のよろしい曜日と時間をお知らせください。 - I would like to discuss the delivery schedule via conference call.
May I know your convenient date and time in this month?
デリバリースケジュールについてオンラインにて会議を行いたいと思います。
ご都合のよろしい日程と時間を教えて頂けますか？ - Could I set a meeting at 3p.m. tomorrow?
If you are not available, please let me know.
明日の午後3時にミーティングを設けてよろしいでしょうか？
もしご都合が悪い場合は、ご連絡ください。 - I would like to visit you to introduce our company and products.
May I know your possible date and time in the 2nd week of July?
弊社の会社紹介と製品紹介をする為にご訪問させて頂きたく思います。
7月の第2週でご対応可能な日にちと時間を教えて頂けますか？
使える略語
使える略語
ビジネスメールで略語を使う場面は比較的多く、失礼に当たるわけではありませんので覚えると便利でしょう。略語と例文を合わせてご紹介します。
- ASAP(as soon as possible)
すぐに
例文：I will check with my manager ASAP.
すぐに上司に確認させて頂きます。 - FYI(for your information)
情報までに
例文：FYI, our company will be attending Food exhibition next week and the booth number is 1003.
情報までに。弊社は来週の食品展示会に出展し、ブース番号は1003です。 - FYR(for your reference)
参考までに
例文：FYR, attached is a data of gross profit margin last year.
参考までに、昨年の売上総利益率のデータをお送りいたします。 - ETD(estimated time of departure)
出港予定日 - ETA(estimated time of arrival)
到着予定日
例文：As of now, ETD/ETA Japan is December 1.
現時点での日本出港(到着)予定日は12月1日です。
よく使う文末の文章
よく使う文末の文章
- Please let me know if you have any questions.
Please let me know should you have any questions.
ご質問がございましたら、ご連絡ください。 - Please let me know if you have further more requirements.
更にご要望ございましたら、ご連絡ください。 - Please ask me any time if you have any concerns.
心配事がございましたら、いつでもお尋ねください。 - I hope they are all clear to you.
これらでクリアになりますように。(相手が理解しておらず追加で説明した場面) - It is much appreciated if you would give me your answer by tomorrow.
明日までにご回答頂けると非常に有難いです。(かなり丁寧な言い方) - Thank you for your confirmation in advance.
確認して頂きありがとうございます。
少しフランクだがよく使う文末の文章
少しフランクだがよく使う文末の文章
- Have a good weekend.
よい週末を。 - Please take care of yourself.
お体にはご自愛下さい。 - See you at breakfast tomorrow.
明日の朝食でお会いしましょう。(出張中などの場面) - Have a safe flight.
お気を付けください。(相手が出張などで飛行機に乗る場面)
結びの言葉
結びの言葉
英語メールにおいて、締めに使う結びの言葉はたくさんありますが、今回はビジネスメールで使う基本の言葉をご紹介します。
- Sincerely,
- Best regards,
- Best,
- Regards,
- Thank you,
まとめ
いかがだったでしょうか。今回ご紹介したフレーズの数々は、ビジネスメールで頻繁に使う実用的なフレーズです。
まずはこのページをブックマークしてから、1単語づつ暗記したりコピーペーストで積極的に使うようにしましょう。
何度も使っていくうちに自分の英語になっていき、習得することができます。
ビジネス英語は日々勉強の積み重ねですので、あきらめずに暗記→実践を繰り返しましょう。
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